HR en Finance als business partners

HR en Finance zijn twee vakgebieden. Toen wij recent een HR manager spraken, viel ons oog op de bekende tekst:

“Wat als we investeren in mensen en ze gaan weg?”, zegt de CFO tegen de HR manager. “Wat als we niet investeren en ze blijven?”, zegt de HR Manager tegen de CFO.

Hij had dit opgehangen op de muur achter zijn bureau. Je hebt deze tekst waarschijnlijk al veel gehoord op het werk of tijdens de studie.

Een andere schijnbare tegenstelling hoorden we recent toen een controller en HR adviseur met elkaar in gesprek waren:

“Het verzuim loopt op. Weet je wat het verzuim ons kost?”, zegt de Controller tegen de HR Adviseur. “Ik weet niet hoe dat komt en ik vind het lastig wat ik wel en niet mag zeggen?”, zegt de HR Adviseur tegen de Controller.

Zijn het tegenstellingen? Of vullen de vakgebieden elkaar hier juist mooi aan? Beiden functionarissen stellen in de voorbeelden goede vragen. En ze hebben ook nog gelijk. Maar horen of begrijpen ze elkaar? En helpen ze elkaar?

HR en Finance als tegenpolen

Veel bedrijven spreken over en beschrijven in memoranda, jaarverslagen en commerciële uitingen over het belang van mensen in hun organisatie. Persoonlijke ontwikkeling, human capital en werknemersgeluk zijn daar veel voorkomende woorden. Sla er maar eens het jaarverslag van Ahold of Unilever op na of lees eens teksten bij vacatures. Ook in onze blogs besteden wij hier veel aandacht aan.

Maar wat gebeurt er als het een tijdje minder voor de wind gaat. Als omzet en resultaat onder druk komen te staan? Het snijden in FTE’s, opleidingsbudget en de personeelsuitjes is dan snel aan de orde. Wat zegt dit over de relatie tussen HR en Finance?

Als we toch de financiële jaarverslagen erbij hebben, zoek maar eens op balans naar waar de het human capital staat. Je zou verwachten bij de activa. Human resources zijn toch een waardevol bezit?

Nee, in de financiële verslaglegging komen personeel gerelateerde zaken enkel bij de winst- en verliesrekening voor. Er is zelfs een hele rubriek aan gewijd. Investering in opleidingen en trainingen en nog meer kosten. In de rapportage staat enkel hoeveel FTE’s werkzaam zijn.

Is dit niet apart gezien de fraaie teksten die we eerder hebben gezien?

Wordt met de R uit HR de medewerker toch te veel gezien als middel in plaats van een van een creatieve bron van energie en passie?

Kunnen we dit ook anders zien? Wat als we HR ook in financiële termen zouden benoemen als opbrengsten en resultaat. Wat voor een gesprek zou er dan zijn tussen HR-business partner en CFO.

Als HR en Finance elkaar aanvullen

We hebben hiervoor tegenstelling tussen Finance en HR beschreven. Er is ook een andere kant.

In het verleden was de link tussen de Finance en HR enkel een loonjournaalpost welke de salarisadministrateur aan de financiële afdeling gaf. Dat is nu wel anders!

Vanuit de personeelsadministratie moeten er nu zaken kunnen worden teruggekoppeld naar de loonadministratie zoals de werkkostenregeling.

De privacy moet worden geborgd. Zo mogen er geen gegevens van afzonderlijke medewerkers herleidbaar in de administratie worden opgenomen.

Bij het sluiten van nieuwe pensioenregelingen en werknemersverzekeringen is er tegenwoordig vaak een samenwerking tussen HR-business partner en CFO. Deze producten zijn vaak zeer complex en vragen bijvoorbeeld om verplichtingen in de financiële rapportages.

Wat te denken van langdurige ziektegevallen. Ook hiervoor moeten in administratie maatregelen worden getroffen die niet zonder de input van HR-business partner tot stand kan komen.

Maar ook ziekteverzuim en salarismutaties hebben impact op het werk van de controller. Voor bijvoorbeeld prognoses is het van belang te weten hoeveel uren er beschikbaar zijn en tegen welke kosten. En HR kan ondersteund worden met inzicht om de oorzaken voor verzuim helder te hebben. Hoewel, rapportage tools zoals Power BI die voorheen enkel het domein van de controller waren, worden nu ook gebruikt door de HR-business partner om data inzichtelijk te maken.

Ook het samen opstellen van een opleidingsbudget om de medewerkers zich voldoende te kunnen laten ontwikkelen is een voorbeeld van elkaar aanvullen.

En wat denk je als er een fout is gemaakt in de verloning waardoor te veel is uitbetaald. Herstel je die en haal je het geld volledig terug? Of ga je in overleg met HR om af te wegen wat de impact op de medewerkersbetrokkenheid is?