Functieomschrijving; zin en onzin functieprofiel

In een functieomschrijving breng je onder woorden wat een functie inhoudt. Dit profiel kan je op weg helpen bij het schrijven van een vacaturetekst. En ook na selectiegesprekken met potentiële kandidaten draagt een omschrijving bij aan de loopbaan van de medewerker.

Wat houdt een functieomschrijving in?

Een functieomschrijving bestaat doorgaans uit de onderstaande punten:

• Intro met naam van de functie, doel en samenvatting
• Taken en verantwoordelijkheden
• De gewenste resultaten
• De competenties en vaardigheden

Je kunt dit eventueel aanvullen met:

• Positie binnen het bedrijf
• Cultuur van het bedrijf
• Kernwaardes en doelstellingen bedrijf
• Ontwikkelmogelijkheid

Met dat je de bovenstaande punten meeneemt voor het maken van het functieprofiel ontstaat er structuur.

De volgende stap is het doel. Heb je het alleen nodig voor een vacature of wil je een performance management systeem opzetten? Voor een vacaturetekst is de eerste stap dat je gaat nadenken wie je precies zoekt. Bij een performance management systeem wordt het de basis voor veel meer zaken.

Als dit helder is, is het belangrijk het gesprek aan te gaan met de medewerkers. Zij weten immers het beste wat nodig is om hun functie goed uit te voeren en het is belangrijk dat er ook bij hen draagvlak is.

Nu dit allemaal is gebeurd, kan de laptop open geklapt worden om daadwerkelijk het profiel op te stellen. Wil je een profielprofiel voorbeeld? Vraag die dan rechts van deze blog aan.

Wanneer een functieprofiel niet werkt

Als een medewerker zijn functieprofiel van een aantal jaren geleden zou lezen, dekt deze niet meer de lading. Het was destijds immers een fotomoment van de situatie toen. Een functie is dynamisch. De tijden veranderen en het bedrijf ook. Daarom is het belangrijk een functieprofiel niet eenmalig te maken en in een la te leggen, maar deze actueel te houden en onderdeel te maken van het beleid.

Daarbij mag het niet tot een cultuur leiden van “dat staat niet in mijn taakomschrijving”. Een profiel is een samenvatting van de functie-inhoud maar zeker geen uitputtende beschrijving. Dat moet je ook niet willen. Houdt het bondig en laat ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en initiatief. De functies zijn niet in steen gebeiteld, maar ontwikkelen met de bedrijven en medewerkers mee.

Wanneer voegt een profiel wat toe?

Sommige karakters vinden het ook prettig om duidelijk te hebben wat van hen wordt verwacht. Voor hen heeft het een meerwaarde.

Verder voegt een functieprofiel wat toe als die actueel is en er mee gewerkt wordt. Te vaak zien wij mislukte vacature teksten of wervingstrajecten omdat men niet goed weet wat de functie inhoud waar voor gezocht wordt. Met een actueel functieprofiel kan dit voorkomen worden. En het kan niet alleen gebruikt worden voor de vacatureteksten en selectiegesprekken, maar ook voor het inwerktraject.

Ook kan het als leidraad dienen voor de gesprekscyclus. Hoe voert iemand zijn taken uit? Worden de afgesproken resultaten gehaald en komt de werkgever zijn woord na wat betreft de ontwikkel en beloningsmogelijkheden? En als bepaalde taken niet goed uitgevoerd worden of competenties zijn onvoldoende, kunnen die dan ontwikkeld worden?

Verder kan het helpen bij de onderlinge communicatie, doordat helder is wie wat doet en wie waar verantwoordelijk voor is.

Tot slot kan het dat door de groei of ontwikkelingen binnen de organisatie een medewerker niet meer past bij de functie-inhoud. Dan biedt het een uitgangspunt voor het loopbaangesprek.

Waarom functieomschrijving belangrijk?

Samengevat kan een functieomschrijving zinvol zijn. Taakgerichte medewerkers kan het duidelijkheid scheppen. Het kan als input dienen voor het goede gesprek. En bijdragen een loopbaanontwikkeling. Maar ook voor de werving kan het nuttig zijn. Natuurlijk is het wel goed te realiseren dat een functie in beweging is en dat het profiel actueel gehouden moet worden. ook is niet alles in een omschrijving te vangen en mag er geen cultuur ontstaan van “dit behoort niet tot mijn taken”.

Wil je na het lezen van deze blog verder “sparren” over het opstellen van een functieprofiel of het opzetten van een performance management systeem? Neem vrijblijvend contact op. We denken graag met je mee!