Netjes afwijzen sollicitant biedt kans

Afwijzen sollicitant is voor veel organisaties lastig. Het kost tijd, vraagt creativiteit en de vraag is ook hoe je dit op een nette manier doet? Een kandidaat heeft moeite gedaan om zijn of haar cv af te stoffen en als kers op de taart een pakkende sollicitatiebrief geschreven. Dan zou je zeggen dat het niet meer dan logisch is dat een organisatie met zorg en aandacht een afwijzing vorm geeft. Helaas blijkt het in de praktijk toch lastiger dan gedacht.

Wat HR van de marketing kan leren voor netjes afwijzen sollicitant

Andersom heeft de organisatie zelf ook moeite gedaan om sollicitaties te ontvangen. Er is geïnvesteerd in advertenties, online zichtbaarheid, goede vacatureteksten en mooi beeldmateriaal. Dit in samenwerking met een marketingafdeling en recruitment. Want het is belangrijk aantrekkelijk te zijn voor potentiële kandidaten en op te vallen.

Laten we voorop stellen dat een organisatie er dus alles aan doet positief op de kaart te staan. Dan kan het toch niet zo zijn dat de achterdeur scheef in zijn scharnieren hangt?

Het is daarom goed om eens na te denken hoe je omgaat met het afwijzen van sollicitanten. Hoe mooi zou het zijn dat een kandidaat die niet door de selectie is gekomen, alsnog een visitekaartje blijft voor je organisatie. We gaan nog een stapje verder. Het zou helemaal geweldig zijn als je er een ambassadeur bij krijgt. Dan draait de medaille volledig en kan de kandidaat een glimlach niet onderdrukken dankzij de wijze van afwijzen. Dat dit kan, is te lezen op social media. Regelmatig worden er berichten gedeeld dat afgewezen kandidaten een presentje of leuke reactie hebben gekregen. En dat ze deze aandacht of waardering mooi vinden. Goede reclame toch?

Laten we vanaf vandaag zorgen afwijzen sollicitant netjes gebeurd en het als goede investering zien. Pak het notitieboekje er maar bij voor een aantal praktische tips.

Netjes afwijzen sollicitatie

• Ontvangstbevestiging van sollicitatie. Kandidaten vinden het fijn te weten dat de sollicitatie goed is aangekomen. Na de vacaturetekst is dit de tweede kennismaking met de organisatie. Veel organisaties laten dit contact moment nog liggen. Zonde want het kost niet veel moeite en is te automatiseren. De bevestiging mag best een beetje hip zijn. Kleur net als met je werving eens buiten de lijntjes. Zo houdt je de sollicitant enthousiast.
•  Snelheid reageren. Als je al die moeite hebt gedaan, is het vervolgens belangrijk snel te handelen. Laat een sollicitatie geen weken hangen. Voor je het weet is de concurrent je voor en is de kandidaat daar al op gesprek geweest.
•  Flexibiliteit plannen. De spoeling is dun geworden en de sollicitant is duidelijk aan zet. Waarom zou je sollicitatiegesprekken op een vaste datum en tijdstip houden? Natuurlijk lijkt dat praktisch, maar uiteindelijk kun je er ook goede kandidaten door verliezen. Veer waar mogelijk mee met de planning van de kandidaten.
•  Afwijsbericht sturen. Begin je afwijsbericht niet direct met een standaard zin. Met de standaard afwijzingen wordt op social media ook regelmatig de draak gestoken. De creativiteit is ver te zoeken in het afwijzen van kandidaten. De sollicitanten kunnen soms zelf al invullen wat voor soort reactie ze zullen gaan krijgen. Bedank de sollicitant soieso voor de genomen moeite en leg uit waarom hij of zij het niet is geworden. Een voorbeeld hiervan is het ontbreken van een gewenst diploma. Kandidaten waarderen het als ze telefonisch om een toelichting kunnen vragen. Geef dit ook aan in het bericht. En wacht… Maak het persoonlijk “Beste Suzan” en niet “Beste kandidaat”. Bij het Reinier de Graaf ziekenhuis gaan ze zelfs nog een stap verder. Met het afgewezen-sollicitanten-spreekuur bieden ze afgewezen kandidaten gelegenheid een persoonlijke toelichting te ontvangen.
• Beste kandidaat of beste sollicitant? Wie wil je op gesprek hebben? De beste sollicitant? Degene die zich het best kan presenteren? Of degene die het beste bij de baan past? Soms loont het de moeite om schijnbaar niet geschikte kandidaten niet op voorhand af te wijzen. Maar na te bellen voor meer info of een kans te geven voor een gesprek. Er zijn opties om beter te worden in solliciteren, maar het is nu eenmaal niet ieders sterke kant om zich te verkopen.
• Na het gesprek. Wat ons heel erg verbaasd, is dat veel sollicitanten aangeven, dat zelfs al zijn ze op sollicitatiegesprek geweest, ze daarna geen enkele terug koppeling ontvangen. Dit kan toch niet? Ze hebben interesse getoond in je bedrijf. En moeite en tijd geïnvesteerd in het gesprek. Om vervolgens niks meer van de werkgever te horen. Ons voorstel zou zijn digitale sollicitaties digitaal af te handelen en als sollicitanten op gesprek zijn geweest persoonlijk contact op te nemen om terug te koppelen. Vergeet je dat, dan is dat echt negatieve reclame voor je bedrijf.
• Open sollicitaties. “Open sollicitaties worden niet in behandeling genomen”. Pardon? Ja echt, dit staat op een Werken bij site van een niet nader te noemen organisatie. Een kandidaat die een open sollicitatie stuurt, wil toch juist graag bij jou werken? Het hoort ons inziens juist bij lange termijn visie om die kandidaten ook in behandeling te nemen. Welke ontwikkelingen gaan er komen in de organisatie? Als het de kandidaat bij je past, waarom zou je niet in die relatie investeren? Misschien heb je a la minute niet de passende baan, maar die kan zo maar ontstaan door groei of vertrek van een collega.

Denk aan de toekomst

Hetzelfde geldt van reacties op concrete vacatures. Het kan natuurlijk zijn dat een kandidaat niet past bij de openstaande vacature. Kijk eens verder en het kan zomaar zijn dat een aantal kandidaten op het stapeltje toekomst terechtkomen. Zeker in dit geval is een belletje goud waard. Vraag wel om toestemming de gegevens te bewaren en stel een update moment voor. Dit kan bijvoorbeeld over drie maanden zijn om de stand van zaken door te spreken.

Kortom, het loont te investeren in juist afwijzen sollicitant. Het getuigd van respect naar de sollicitant, maar het is ook nog een nuttige investering voor je organisatie.

Mocht je meer tips en ideeën hebben dan horen wij dat graag. Of wil je een keer brainstormen over je wervingscampagne of het opstellen van een vacaturetekst? Neem contact op. We denken graag met je mee.